Guías prácticas
Automatización de procesos: cómo comprobar facturas antes de aprobarlas
Compras encarga doce cajas a 18 euros la unidad. El almacén recibe diez y el proveedor factura las doce. La factura suma bien, pero hay 36 euros de mercancía que todavía no constan como recibidos. ¿Qué debería ver la persona que autoriza el pago? Este ejemplo permite diseñar un flujo de trabajo que adelante las comprobaciones y deje en manos de una persona las discrepancias.
¿Qué es la automatización de procesos y por dónde conviene empezar?
La automatización de procesos consiste en encargar a un sistema tareas que siguen reglas conocidas. En este caso, el sistema busca el pedido y el albarán, compara sus líneas con la factura y deja constancia del resultado. Contabilidad puede consultar la diferencia sin tener que buscar los tres documentos en correos electrónicos y carpetas distintas.
Antes de automatizar un proceso empresarial conviene observarlo tal como se hace hoy. Pida a quien revisa las facturas que reconstruya la última que quedó pendiente. Si pasó tres días esperando a que el almacén registrara la entrega, agilizar la lectura del PDF apenas cambiará la fecha de aprobación. El primer ajuste podría ser un aviso al recibir la mercancía.
Ejemplo de automatización de procesos: del albarán a la aprobación
En nuestro ejemplo, los importes son netos, sin impuestos ni portes. El pedido asciende a 216 euros y el valor de las diez cajas recibidas es de 180 euros. La diferencia merece una revisión, aunque el importe de la factura coincida con el del pedido. El esquema indica qué dato aporta cada persona y dónde se detiene el trámite.
Identificar la factura
El sistema registra el proveedor y el número de factura. Si vuelve a llegar el mismo documento, recupera el expediente abierto para evitar que se tramite dos veces.
Localizar la entrega
La referencia del pedido lleva hasta su línea y el albarán correspondiente. El almacén ha confirmado diez cajas. Una línea sin referencia queda pendiente de identificar.
Comparar las cantidades
El flujo contrasta las doce cajas facturadas con las diez recibidas al mismo precio unitario. Muestra las dos cajas de diferencia y los 36 euros pendientes de justificar.
Resolver la incidencia
Compras comprueba si hay otra entrega en camino o si procede pedir una rectificación al proveedor. Contabilidad ve la respuesta y el documento que la respalda antes de autorizar el pago.
Solución ilustrativa. El alcance y la implementación dependen de sus sistemas, permisos y requisitos.
Tipos de automatización de procesos: integración, RPA e inteligencia artificial
Cuando el software de compras y el de almacén ofrecen una API, una integración permite consultar los datos por referencia, incluida la unidad de medida. Es una distinción importante: doce unidades y doce cajas no representan necesariamente la misma cantidad. Si la conversión no está definida para ese artículo, el expediente debe pasar a revisión.
La automatización robótica de procesos (RPA) puede servir cuando la única forma de consultar el albarán es abrir una aplicación antigua y navegar por sus pantallas. El robot repite los pasos de un usuario. Una actualización del programa puede cambiar la ubicación de una columna, por lo que conviene probar de nuevo la lectura después de cada cambio.
La inteligencia artificial (IA) puede proponer el número de pedido que aparece en una factura escaneada. La persona que revisa el dato debe poder abrir el original y ver de dónde salió la referencia. Para comprobar que doce menos diez son dos basta una regla aritmética. Elegir una herramienta distinta para cada tarea ayuda a saber qué revisar cuando algo falla.
Cómo implementar un proyecto de automatización sin duplicar pagos
La primera versión puede limitarse a preparar una lista de diferencias. No necesita permiso para emitir una orden de pago. Para probarla, reúna una factura correcta, la de las dos cajas pendientes, otra con el mismo número pero de un proveedor distinto y una copia de la primera. Deje por escrito qué resultado se espera en cada caso.
Hay otro ensayo que merece la pena: interrumpir la conexión justo después de guardar una comprobación. Al reanudar el flujo de trabajo, el sistema debe recuperar el estado anterior y reconocer la factura. Si desconoce si la operación se completó, conviene que avise a contabilidad antes de repetirla. Durante la prueba, una persona puede contrastar los resultados con los del procedimiento habitual.
Qué herramientas de automatización necesita el equipo
Un fichero de entregas que el almacén exporta cada tarde puede bastar si contabilidad aprueba facturas al día siguiente. Una consulta en tiempo real resulta más útil si los pagos se revisan en varios turnos y una recepción reciente puede cambiar la decisión. La frecuencia debe responder a esa necesidad operativa.
Si intervienen varias sedes, la gestión de procesos de negocio (BPM, del inglés business process management) ayuda a acordar quién da por recibida la mercancía, quién corrige una línea y quién autoriza el pago. Dibujar el recorrido de una sola factura suele revelar los cuellos de botella. Para elegir entre dos herramientas, pida que ambas reproduzcan la misma entrega parcial y compruebe si se entiende por qué la factura sigue pendiente.
Qué procesos de negocio vale la pena automatizar después
La primera prueba también muestra qué parte del trabajo conviene dejar en manos del equipo. Si el proveedor entrega habitualmente en dos tandas, la falta de dos cajas puede ser normal. Quien conoce el acuerdo comercial puede fijar una fecha para revisar la incidencia. Un recordatorio automático evita que la factura quede olvidada mientras tanto.
Antes de automatizar procesos similares, pregunte qué tienen en común. El cotejo de una compra puntual puede servir para diseñar el de un pedido recurrente. El de un servicio exige otra prueba: alguien debe confirmar las horas trabajadas o la aceptación del entregable. Reutilizar sin cambios la regla de las cajas recibidas generaría alertas que nadie podría resolver.
Cómo medir los beneficios de la automatización
Supongamos que el equipo revisa 60 facturas al mes y que reunir el pedido y el albarán le lleva cuatro minutos por factura. Son cuatro horas de búsqueda. Si al automatizar esa tarea aún necesita 45 minutos al mes para revisar coincidencias dudosas y mantener las reglas, el ahorro estimado sería de tres horas y cuarto. Es un cálculo ilustrativo que cada empresa puede repetir con sus propios tiempos.
Además del tiempo dedicado a las tareas manuales, mida la espera entre la recepción de una factura y su resolución. Registre por separado los casos sin albarán, las referencias incorrectas y las entregas parciales reales. Si la mayoría de las incidencias se debe a pedidos sin referencia, mejorar ese dato en origen puede aportar más que automatizar tareas adicionales.
¿Dónde se detiene una factura en su empresa?
Cuéntenos qué documentos compara su equipo, en qué sistemas están y quién resuelve una diferencia. Con un ejemplo sin datos personales podemos delimitar una primera prueba y acordar cómo comprobar su resultado.