Guide pratiche
Automazione dei processi aziendali: dalla richiesta di acquisto alla decisione
Tre reparti chiedono lo stesso materiale in giorni diversi. L’ufficio acquisti riceve due preventivi, ma uno esclude la consegna e l’altro vale solo per una quantità minima. Prima di scegliere il fornitore, qualcuno deve ricostruire la richiesta e rendere i prezzi confrontabili. Questo esempio mostra quali passaggi possono essere automatizzati e quali informazioni servono a chi approva la spesa.
Che cos’è l’automazione dei processi aziendali?
L’automazione dei processi aziendali collega attività ripetitive secondo regole definite. Per una richiesta di acquisto può raccogliere le quantità, cercare i preventivi associati e preparare un prospetto per l’approvazione. La persona responsabile vede le condizioni e le informazioni mancanti prima di decidere.
Il primo passo consiste nel seguire una richiesta già conclusa. Dove sono state annotate le quantità? Quale versione del preventivo è stata approvata? Chi ha controllato il costo di consegna? Se le risposte si trovano solo nelle conversazioni tra colleghi, occorre prima stabilire dove registrarle.
Un esempio di automazione dei processi aziendali
Supponiamo che i tre reparti richiedano complessivamente 20 confezioni dello stesso articolo. Il fornitore A propone 10 euro a confezione, più 30 euro di consegna. Il fornitore B propone 11 euro con consegna inclusa, per almeno 20 confezioni. Considerando per semplicità gli importi al netto delle imposte, i totali sono 230 e 220 euro. Il prezzo unitario più basso corrisponde quindi al totale più alto.
Raccogliere le richieste
Ogni reparto indica articolo, quantità, unità di misura e data entro cui serve il materiale. Il sistema propone di riunire le richieste compatibili, conservando il riferimento ai singoli reparti.
Verificare i preventivi
L’ufficio acquisti conferma che articolo, formato e quantità siano confrontabili. Il sistema segnala costi di consegna mancanti, scadenze e quantità minime.
Preparare il confronto
Il prospetto mostra prezzo unitario, costi aggiuntivi e totale per ciascuna offerta. Le condizioni non confermate restano visibili e impediscono di presentare il confronto come completo.
Approvare la versione corretta
Il responsabile vede preventivi e prospetto insieme. La decisione viene associata alle versioni esaminate. Una successiva revisione del prezzo richiede una nuova verifica prima dell’ordine.
Soluzione illustrativa. Perimetro e implementazione dipendono dai vostri sistemi, dalle autorizzazioni e dai requisiti.
Quali flussi di lavoro conviene automatizzare per primi?
La raccolta dei dati e il calcolo dei totali sono un punto di partenza verificabile. Per il primo esperimento si può preparare solo il prospetto, lasciando l’invio dell’ordine alla procedura abituale. Chi lo controlla può confrontarlo con il risultato che avrebbe ottenuto manualmente.
Riempire automaticamente un campo non significa che il dato sia adatto al confronto. Due fornitori possono usare lo stesso nome commerciale per confezioni di dimensioni diverse. Il sistema deve conservare quantità e unità di misura. Quando manca la corrispondenza, la richiesta passa a una persona per chiarirla.
Strumenti di automazione, RPA e intelligenza artificiale
Se il gestionale e il sistema delle richieste dispongono di API adatte, un’integrazione può recuperare direttamente codici e quantità. L’accesso iniziale può limitarsi alla lettura dei dati e alla preparazione del prospetto. Per creare un ordine servono regole e autorizzazioni specifiche.
La robotic process automation (RPA) può ripetere operazioni nell’interfaccia di un programma che non offre una connessione utilizzabile. Dopo un aggiornamento, il robot potrebbe leggere la colonna sbagliata. Occorre quindi controllare che l’articolo e l’unità di misura recuperati siano ancora quelli attesi.
L’intelligenza artificiale può proporre i dati da estrarre da un preventivo in PDF o individuare una condizione nel testo di un’email. La persona che verifica il risultato deve poter vedere il documento originale. Una frase come “trasporto escluso” cambia il totale da confrontare. Se l’importo non è indicato, il sistema deve chiedere un chiarimento al fornitore.
Come gestire revisioni, duplicati e approvazioni
Una revisione può arrivare dopo che il responsabile ha aperto il prospetto. Prima di registrare la decisione, il flusso deve verificare che i documenti siano ancora quelli esaminati. In caso contrario, la modifica va mostrata e l’approvazione richiesta di nuovo. Conservare la versione precedente permette di ricostruire il motivo della scelta.
Un preventivo inoltrato due volte non deve diventare due offerte diverse. La prova iniziale dovrebbe includere un duplicato, un costo di consegna assente, un articolo con formato diverso e una modifica successiva all’approvazione. Per ogni caso si stabilisce prima quale risultato è corretto e chi deve ricevere la segnalazione.
Se una connessione si interrompe, la pratica deve restare riconoscibile. Prima di ripetere un’operazione occorre verificare se la precedente è riuscita. Un identificativo stabile della richiesta aiuta a ritrovare il prospetto esistente e a evitare documenti paralleli con stati diversi.
Misurare i vantaggi dell’automazione
Consideriamo un esempio di calcolo. Se preparare 15 confronti al mese richiede dieci minuti ciascuno, il lavoro occupa 150 minuti. Se la bozza automatica richiede quattro minuti di verifica per confronto e altri 30 minuti mensili di manutenzione, il totale scende a 90 minuti. L’ora recuperata va confrontata con i costi di configurazione, licenza e assistenza.
È utile misurare anche quanto una richiesta attende informazioni o approvazioni. Se il principale ritardo dipende da preventivi senza condizioni di consegna, una richiesta più precisa ai fornitori può eliminare parte dei colli di bottiglia. Il numero di attività automatizzate, da solo, non dice quanto sia migliorato il processo decisionale.
Dalla prima prova alla gestione quotidiana
Dopo alcune settimane, esaminate le pratiche che hanno richiesto correzioni. Se gli stessi dati mancano spesso, aggiornate il modulo di richiesta o le istruzioni ai reparti. Se cambiano le regole di approvazione, riprovate anche i casi già utilizzati durante il collaudo.
Stabilite chi controlla le pratiche in sospeso e chi interviene in sua assenza. Per estendere l’automazione aziendale a un altro acquisto, verificate prima le differenze. Un servizio a ore richiede condizioni e criteri di accettazione diversi rispetto a una confezione di materiale.
Quali informazioni mancano prima di approvare un acquisto?
Descrivete una richiesta ricorrente, gli strumenti coinvolti e chi prende la decisione finale. Con un esempio privo di dati personali possiamo definire una prima prova e i controlli necessari.