Praktyczne systemy do lepszej pracy
Przykłady automatyzacji procesów biznesowych
Trzy praktyczne punkty wyjścia do automatyzacji w firmie to obsługa zapytań, raportowanie Amazon FBA i wewnętrzny asystent wiedzy. Poniższe koncepcje MVP pokazują możliwy przebieg pracy, a ich zakres należy dopasować do Państwa systemów i zespołu. Diagramy łączą dane, automatyzację i decyzje ludzi.
Zakres prac przed wyborem narzędzi
Przed wyborem technologii ustalamy problem do rozwiązania, dostępne źródła danych, sposób oceny wyniku i etapy kontroli. Pierwsza wersja powinna sprawdzać jeden użyteczny proces, z wyznaczoną osobą odpowiedzialną i możliwością ręcznej obsługi. Trzeba wiedzieć, jaką decyzję wspiera, z których danych może korzystać i kto zatwierdza wyjątki.
Przydatne MVP pozwala zespołowi przetestować ten fragment procesu, który budzi największe wątpliwości. Na przykład: czy zapytania można niezawodnie klasyfikować?
Czy raporty autoryzowane przez sprzedawcę dają się uzgodnić?
Czy pracownicy szybciej odnajdują zatwierdzoną wiedzę przy zachowanych kontrolach dostępu? Pierwsza wersja powinna dostarczyć dowody pozwalające odpowiedzieć na te pytania.
Pomysł na MVP 1: obsługa zapytań i projekt odpowiedzi AI
Ten przykład zaczyna się od wspólnej skrzynki lub formularza zapytań, który zasila uporządkowaną kolejkę przeglądu. Przepływ sprawdza treść żądania, przygotowuje projekt odpowiedzi na podstawie zatwierdzonych informacji i kieruje go do człowieka przed wysyłką. Nietypowe zapytania trafiają do człowieka, zanim zostanie wysłana jakakolwiek odpowiedź.
Rozwiązanie pasuje do zespołów, które wielokrotnie otrzymują podobne pytania, ale nadal potrzebują ludzkiej oceny w kwestiach cen, dostępności, umów czy reklamacji. Przepływ może ograniczyć pracę związaną z sortowaniem i pierwszym szkicem, zachowując odpowiedzialność po stronie ludzi.
Zebrać zapytania
Zebrać zatwierdzone zapytania z e-maila, formularza lub zgłoszeń do jednej kolejki wejściowej, rejestrując źródło, znacznik czasu i wymagane pola.
Sprawdzanie i klasyfikacja
Zweryfikować kompletność, wykrywać duplikaty tam, gdzie to możliwe, i klasyfikować żądanie tak, aby trafiło do osoby odpowiedzialnej.
Przygotować projekt z zatwierdzonym kontekstem
Przekazać AI określone zadanie i zatwierdzone źródła, aby podsumowała zapytanie i przygotowała oznaczony projekt odpowiedzi.
Przegląd i zatwierdzenie przez człowieka
Członek zespołu poprawia projekt odpowiedzi, zatwierdza go lub przekazuje do dalszej oceny. Wiążące zobowiązania wymagają decyzji człowieka.
Wysyłka, zapis wyniku i poprawki
Wysłać zatwierdzoną odpowiedź, zarejestrować wynik i przeanalizować powtarzalne błędy lub powody poprawek, aby dopracować przepływ.
Przykładowe rozwiązanie. Zakres i wdrożenie zależą od Państwa systemów, uprawnień i wymagań.
Pomysł na MVP 2: raportowanie marży i stanów Amazon autoryzowane przez sprzedawcę
Ten przykład łączy raporty, z których sprzedawca ma prawo korzystać, w jeden widok zapasów, opłat, zwrotów i szacowanej marży. Osoba odpowiedzialna otrzymuje listę odstępstw wraz z odnośnikami do źródeł i opisem założeń. Raport wspiera decyzje, nie stanowi obietnicy wzrostu sprzedaży, pozycji w wynikach ani zysku.
Rozwiązanie jest przeznaczone dla sprzedawców i osób prowadzących ich operacje, które mają dostęp do danych i chcą uporządkować regularne przeglądy. Proces uwzględnia limity API, pozostawia decyzje sprzedawcy i kieruje niepełne dane do ręcznego sprawdzenia.
Określić autoryzowane źródła
Uzgodnić listę raportów Seller Central, arkuszy i eksportów finansowych, z których można korzystać. Udokumentować role, ograniczenia i częstotliwość aktualizacji.
Pobieranie i uzgadnianie danych
Pobierać zatwierdzone dane zgodnie z harmonogramem, uzgadniać opłaty, zwroty, rozliczenia i waluty, a niedopasowane pozycje kierować do przeglądu.
Przygotować dane do analizy
Obliczać szacowaną marżę na poziomie SKU, pokazać zapas względem popytu, czas przechowywania towaru i nietypowe zwroty. Założenia pozostają widoczne.
Przypisać każdy alert
Przekazywać osobom odpowiedzialnym krótką listę alertów: niska marża, niewystarczający zapas, nietypowe zwroty lub różnice w rozliczeniach.
Przeanalizować przed działaniem
Podczas cotygodniowego przeglądu oceniać potrzebę uzupełnienia zapasów, zmian w ofertach lub wstrzymania działań. Decyzje o istotnych skutkach wymagają potwierdzenia przez człowieka.
Przykładowe rozwiązanie. Zakres i wdrożenie zależą od Państwa systemów, uprawnień i wymagań.
Pomysł na MVP 3: wewnętrzny asystent wiedzy z kontrolą odpowiedzi
Ten przykład pozwala pracownikom zadawać pytania do zatwierdzonych dokumentów wewnętrznych i otrzymywać odpowiedzi z odnośnikami do źródeł. Dostęp odpowiada uprawnieniom użytkownika. Brak danych źródłowych lub pytania wrażliwe uruchamiają przegląd przez człowieka, a powtarzane pytania bez odpowiedzi pomagają zespołowi wskazać luki w dokumentacji.
Jest najbardziej przydatny tam, gdzie wiedza rozproszona jest po procedurach, zgłoszeniach, notatkach wdrożeniowych i dokumentach projektowych. Pracownicy mogą szybciej odnajdywać zatwierdzone informacje i sprawdzać je ze źródłem przed użyciem.
Wybrać zatwierdzone źródła
Wskazać dokumenty, zgłoszenia lub obszary bazy wiedzy, których asystent może używać, z regułami dostępu powiązanymi z rolami.
Wyszukiwać ze źródłem
Przygotowywać odpowiedzi na podstawie zatwierdzonych, zindeksowanych materiałów. Zachować odnośniki do źródeł, aby można było sprawdzić podstawę odpowiedzi.
Uprawnienia i ograniczenia tematyczne
Kierować wrażliwe pytania do odpowiedniej osoby lub blokować ich obsługę. Użytkownicy mogą widzieć tylko materiały objęte ich uprawnieniami.
Przeglądać istotne wyniki
Zobowiązania wobec klientów, interpretacje procedur i zmiany operacyjne kierować do wykwalifikowanej osoby przed użyciem.
Uzupełnianie wiedzy
Rejestrować brakujące źródła i powtarzające się poprawki. Wyznaczona osoba aktualizuje dokumentację i zasady wyszukiwania.
Przykładowe rozwiązanie. Zakres i wdrożenie zależą od Państwa systemów, uprawnień i wymagań.
FAQ: czym te diagramy są, a czym nie są
Czy to gotowe produkty? Nie. Każdy z nich to punkt wyjścia do określenia zakresu wokół Państwa systemów, uprawnień i zespołu.
Czy są przeznaczone tylko dla dużych przedsiębiorstw? Nie. Mały zespół może przetestować jeden wyraźnie zdefiniowany przepływ, jeśli wąskie gardło jest jasne, a źródła danych autoryzowane.
Czy procesy można zautomatyzować bez dostępu do API? Czasem, przy użyciu eksportów, plików lub raportów harmonogramowych, ale projekt musi uczciwie opisywać aktualność danych, limity i weryfikacje ręczne.
Co się dzieje, gdy coś zawodzi? Projekt powinien wskazywać wyjątki i zapewniać ręczny tryb awaryjny.
Od czego zacząć budowę? Warto wybrać jedno wąskie gardło i przetestować założenie, które budzi największe wątpliwości.
Który pomysł pasuje do Państwa firmy?
Prosimy wskazać proces, który chcą Państwo usprawnić, oraz opisać używane narzędzia i dane. Pomożemy ustalić zadania pierwszej wersji i etapy wymagające zatwierdzenia.