Därför bygger vi vårt eget interna verksamhetssystem

Börja med frågorna som verksamheten behöver besvara

En försäljningssumma är användbar, men säger inte allt. Vilken period gäller den? Från vilken kanal kommer siffrorna? Ingår returer och justeringar? En prydlig skärm löser inte de frågorna om flera verktyg beskriver samma händelser på olika sätt.

Vi börjar därför med arbetet kring siffrorna: varifrån en uppgift kommer, vad den betyder och vem som behöver den härnäst. Vi vill göra det sammanhanget lättare att följa. Alla befintliga verktyg behöver inte bytas ut. Vi vill välja de delar där en gemensam vy eller en liten intern applikation kan vara till hjälp.

Bestäm definitionerna innan ni väljer diagram

Försäljningsuppföljning och ledningsvyer är planerade områden. En användbar vy bör besvara en bestämd fråga, till exempel hur två perioder kan jämföras eller vilka siffror som behöver kontrolleras. Vi vill kunna hitta tillbaka till källuppgifterna när ett värde ser oväntat ut.

Innan vi väljer diagram behöver beräkningen, rapportperioden och uppdateringsfrekvensen vara tydliga. En siffra från i går får inte se ut som ett aktuellt lagersaldo. När kanaler jämförs måste vi också kontrollera att uppgifterna beskriver samma sak. Det är viktigare än att fylla skärmen med många nyckeltal.

Lager och sociala medier i verksamhetens sammanhang

Lagerhantering är ett annat planerat område. Utformningen behöver skilja registrerat lager från uppskattningar och planerade förflyttningar. En skillnad mellan två källor kan vara värd att undersöka, inte bara ett lågt saldo. Den ansvariga personen måste förstå vad som behöver kontrolleras.

Integration med sociala medier ingår också i planerna. Det betyder inte att varje åtgärd ska ske automatiskt. En gemensam vy över innehållsplaner och tillhörande uppgifter kan vara ett första steg. Publicering, ändrade erbjudanden och löften till kunder behöver tydliga behörigheter och lämplig granskning.

Så vill vi att informationen ska flöda

Det tänkta flödet samlar uppgifter, kontrollerar deras betydelse och visar användbar information för den som behöver den. Vi anpassar detaljerna efter tillgängliga källor och behörigheter.

Bygg en liten del som går att kontrollera

Varje tillägg behöver ett tydligt syfte och ett sätt att testas. För en rapport innebär det att jämföra resultatet med källuppgifterna. För en intern arbetsuppgift behöver vi kontrollera både normalfallet och saknad information, dubbletter och tjänster som inte går att nå.

Behörigheter, säkerhetskopior och dokumentation hör till arbetet från början. Ett system är inte färdigt bara för att en skärm visar data. Användarna behöver veta när uppgifterna uppdaterades, vilka slutsatser de inte stöder och hur ett fel kan rättas.

Vad vi vill dela under utvecklingen

Det här är början på en utvecklingsdagbok. Vi vill dela besluten bakom systemet: ett problem från testerna, en funktion vi ändrade eller ett enklare sätt som passade bättre. Då går det att följa både resultatet och vägen dit.

För ett annat företag som överväger ett internt system är samma startfrågor användbara: vilket beslut är svårt i dag, vilka uppgifter behövs och vem måste agera? Svaren ger en första version ett syfte innan tekniken väljs. De hjälper också till att avgöra om en ny vy faktiskt svarar på ett behov eller bara upprepar en befintlig rapport.